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智能合同管理产品设计(3):合同起草
- 发布时间:2022-07-02 07:35:58 来源:乐鱼足球 作者:乐鱼体育娱乐平台 -

  编辑导语:起草合同,是当下进行交易的一个必不可少的方面。这篇文章从合同的六个方面详细阐述了如何进行正确的合同起草,以及合同起草的重要性,推荐想要了解合同起草的童鞋阅读。

  这里的合同起草代表合同管理中的一个工作阶段,包括了合同文本上传或是在线撰写、文字识别、文本结构化、要素提取、信息集成、自动校验、智能审核、版本对比、提交送审一系列在合同承办人提交审批前的功能,没有找到合适的表达词汇,暂且就用合同起草。

  合同起草是合同管理必不可少的环节,是合同管理与业务实际结合开始,因此,无论是从提高工作效率、减少合同履约风险、还是为合同数字化提供基础方面都有许多功能需要做。

  同时,因为此功能业务人员首次接触合同管理产品需要用到的功能点且后续使用频率较高,所以再设计上要注重用户体验。

  合同属性指的是需要从文本中提取的结构化字段,如合同名称、合同分类(参见《智能合同管理产品设计(2):合同范本库》中范本分类)、当事人名称(或姓名)和住所、地位、标的、数量、质量、价款(或者报酬)、履行期限(地点和方式)、违约责任、解决争议的方法、承办部门、承办人员、承办时间等。

  如果只是这些通用的合同要素设计起来比较简单,但这不足以支撑合同履行监控、风险防范的要求,更不要说与业务系统结合,实现企业一体化数字化转型的战略要求。

  按照目前企业数字化的趋势及合同作为业务执行的规范性文件,合同文本内容是提取合同属性的最大边界(当然这里说的主要是与业务系统边界,合同分类、组织、系统操作时间等虽然不在合同文本内,但是需要记录),但不包括业务逻辑的运算(如按时间段优惠的商品价格计算等)。

  同时,设计通用管理分析属性和不同合同分类的业务属性,既满足合同统一管理的要求,有能够与业务系统很好融合。另外,框架协议、主从合同、背靠背合同可以根据需要做分类设计。

  综合企业中使用合同管理系统起草合同方式,大致可以分为上传合同(使用word/wps已经完成文本的撰写)、使用范本(选择系统提供的范本在线编辑)、批量起草(比如汽车行业与多家4S店签订合同)、复制合同(主要针对续约或是相似合同)等。

  其中,上传合同和使用范本起草合同是当前最重要的两种方式。上传合同使用人工智能方式智能提取合同要素,已经成为合同管理系统的关键功能(但当前效果并不理想,需要积累)。

  使用范本生成合同目前在合同文本单一量大的制式合同中使用比较广泛,如采购合同等,但目前在系统制作和更新合同模板比较复杂,主要使用word/wps的限定编辑、制作html模板、高级富文本编辑控件等方式实现,需要进一步简化制作过程,增强文档之间转化的稳定性,最终达到企业范本管理员(一般是企业法务人员)能够轻松完成的效果。

  合同的要素提取是个很重要的功能,不仅能够降低的工作量、提高准确度、提升体验感,备受一线合同承办人喜爱(首先要提的准),而且是合同管理迈向数字化和智能化的基础。

  因此,也被所有合同管理系统服务商作为自己的亮点功能展示。但是目前还不太成熟,还需要大量的“人工标注+智能算法”的数据和技术积累,明确的规则性提取虽然能够用到,但只能起到辅助的作用。

  目前人工智能技术在合同管理方面困难是缺少实际的语料,如果大型企业自己的信息功能能够达到足够多的真实合同,且对人工智能的发展足够重视应该是一个不错的发展路径,至少现在部分大企业已经在这条路上取得了一些成果。当然,融资成立公司,通过积累项目经验也是一条路径,需要积累3-5年才能够有比较通用的产品出现。

  合同相对方重点是管理是筛选、审查合作方资信,其可以作为一个单独的功能在合同起草前的选商阶段使用。合同相对方,通常是一个企业但要设计是考虑到多方的情况,并且要把签订合同当事企业的所有信息快照存储。

  企业相对方的信息主要包括工商信息、经营风险(行政处罚、税收违法、严重违法、股权出质)、司法风险(法院公告、立案信息、判决文书、被执行人、失信信息),主要来自外部抓取的数据。

  企业内部合同履约异常、纠纷案件等情况同样也要加入合作方资信评估模型。评估模型的设计可以根据企业自身行业属性、管理水平、风险偏好进行设计,可以黑、白、灰、红或是A、B、C、D等级的方式呈现,且在资信等级变化或是发生重大事件时及时提醒合同承办人和负责合同履行人员,及时做出应对措施。

  关于合同相对联系人、联系方式、银行账号等信息的设计需要注意,一个合作方可能与集团多个公司或是多个部门存在合作关系,但联系人和银行信息不一样。

  一般页面校验应该不用介绍,只是页面信息项比较多,且直接存在一定的业务关系。但在设计时应考虑将这些信息项直接的校验关系进行抽取,做成可以有业务人员进行控制的功能。

  比如,每个单位对于合同招投标合同类型和金额的限制是不一致的,而且组织数量基数大后,规则发生变动频率就显得非常的频繁,用户非常希望有制度的制定者进行维护,而不是有服务商做的程序的代码中,无论是及时性和成本都不符合用户的要求,甚至影响业务的运行。目前有不少的规则引擎框架可以引入使用,或是参考其设计思路进行自研。

  可以在合同起草解决设计合同的形式性审查,比如错别字校验、合同格式校验、分期付款金额计算、金额大小写、相对方名称一致性校验、法律引用等,虽然看次不起眼的校验可能大部分需要基于人工智能技术的支持才能实现。

  关于实质的审查目前可以通过文本智能对比发现缺失条款、对范本改动,通过提供审查清单辅助合同承办人自查风险等,更复杂审查可以参见《智能合同管理产品设计(1):合同智能审核》。合同校验审核通过就可以提交审批流程了,关于合同审批可以参见《从合同审批流程出发,说说工作流引擎的设计原理》

  如何合同管理做的深入,合同起草阶段集成还是比较复杂的,主要是应为合同是对外合作的主要桥梁,其中包含了不少的业务信息(采购系统、设计系统、销售系统等),很前期谈判确定的规则(招投标系统)。

  面对这么对的集成系统,而且每个系统集成逻辑、信息也不一样,这时确定合同管理的边界显得尤为重要(哪部分是由合同系统开发、哪部分不能纳入合同系统开发否则就会陷入需求无限蔓延的泥潭)。

  最好是由合同管理系统提供抽取的标准接口,但在很对企业不现实,就是考验项目经理和产品经理业务熟练程度和管控能力的时候了,祝你好运!